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放弃琐碎的事,把时间留给更重要的工作

2017-03-13 来源:北大青鸟凯天学院 作者:小天 阅读:()
摘要:每天,办公室中都会有人抱怨工作太多,又要加班。在相同的时间里,有些人能超额完成工作,有些人则要工作到大半夜才能做完,二者为何会有这么大的区别呢?

   每天,办公室中都会有人抱怨工作太多,又要加班。在相同的时间里,有些人能超额完成工作,有些人则要工作到大半夜才能做完,二者为何会有这么大的区别呢?问题可能是,有些人不会管理时间,又有点儿懒。为了不让自己在每天拖着疲惫的身子披星戴月地回家,你需要学习时间管理法。

   管理时间,止住懒散,然后搞定工作的秘诀到底是什么呢?

        1. 放弃任务清单,制作计划表

   任务清单本身是没用的,它只是让你知道要做什么的第一步。你还要做的,是给任务清单上每一项分配一个时间额度,做成一个计划表。这样你才能更实际地认识到哪些事情是能够做完的,哪些情况是不现实的。如此把一件事在规定的时间内有效地完成,而不是仅仅因为它是任务清单上的第四项或第五项。如果这些任务没有在你的计划表里,也没有分配好所需的时间,那它们就只是没有意义的空想。

   一个时间计划表能强迫你面对你能用的时间和做这些事需要的时间。做好完整的计划表后,你就对一天的工作有了全面的了解,完全利用上工作日的每一个小时,这样你不仅能节省完成工作所需时间,更能把工作放在你一天中最有效率的时候去做。

   如果你不考虑做一件事所需要的时间,那么就不可能做好这件事。你们可能会想“各种各样突然出现的事会打断我的计划,根本就没可能按计划进行嘛”。那就把这些事儿都加进计划里面,计划不用做到十全十美,你只是需要一个让你停止浪费时间的计划,不必过于钻牛角尖。

   那到底怎么停止拖延呢?

   给每件事分配了专属的时间能直接地减少拖延,因为你不用再花时间决定在某一段时间里要不要做某件事或者做一件另外的什么事,这个决定早已在计划时就已经做完了。

   这样的生活会不会太机械化了啊?生活瞬间变得没什么意思了?放心,并不会。研究表明,有计划地安排一天的时间能提高生活的质量。这项研究是为了了解时间管理和生活质量之间的关系而设计的,研究空闲时间的时间管理,或者说人们怎么过空闲时间,和生活质量的关系。而结果则表明时间管理对生活质量起着很积极的作用。

   现在,任务清单已经out了,所有的工作已经安排到了计划表上。那为了确保那么多事情不会把时间表挤爆,怎么才能确定要做的这么多任务的优先级呢?

        2. 假设你在五点半之前必须回家,然后从后往前规划你的一天

   工作总是会贪婪地蚕食你的时间,如果你想在工作和休息中找到平衡的话,一个明确的界限是必要的,而同时,界限也会让你做的更好。它催促着你,从而使你变得更有效率。通过设定一个五点半的截止期限,你会更好地掌控时间和工作。

   固定你理想的计划,自己定下一个期限,然后倒着去规划要做的事,想把事情完成得漂漂亮亮的,就要毫不犹豫地放弃琐碎的小事件,学会拒绝别人,重点做好重要的工作。“一定要按固定的计划执行”这个念头,将会帮助你做许多看似不讲情理但其实非常聪明高效的决定。

   任何能提高对情况的控制感的东西都可以缓解压力。对压力的控制感能有效减缓压力带来的影响,也就是说,做好了计划,感觉一切尽在掌握之中,压力自然就减轻了。

        3. 做好周计划

   一瞬间的念头,所谓的“三分钟热度”,大概是这世上最不缺的东西了。如果一个人只盯着今天而从不想明天该怎么办,那他只能被时间追着跑。要怎么才能持续地做好一件事呢?答案是:做好周计划。

   人们常常忽视他们计划和日程的整体性。事实上,你需要知道你每天的每个小时应该做什么,每周的每一天应该做些什么以及每月的每周又要做什么。

   这并不难,只需要每周一早上的短短一个小时。

   每周一,列好了一周的计划,定计划之前检查一遍收件箱,工作笔记,日历,然后试着定下来每天要做的最重要的事。把这些重要的事记在email里,然后发给自己,标记成未读邮件,这样你每天查邮箱时都能看见它,然后一天多提醒自己几次,你就会记得很清楚。

   人们对时间的使用,在有计划时会比无计划时更加明智。另外,让这周的任务在脑海中过一下是不够的,把事情写下来总会让你更倾向于按计划一一做好。

   你现在有了每日计划和每周计划,然而还是感觉24小时完全不够用,事儿实在太多了,那么也有答案给你。

        4. 少做点事,但要做精

   你想着:“我一天到晚真的有太多事儿了,根本不可能在这些时间里做完啊。”也许你的确是有非常多的活儿要做,但解决方案绝不是忙到天昏地暗,十点过都回不了家。

   现在,问自己一个问题:“什么能给我的生活带来真正有用的价值?”然后排除那些被否决的,留下来的越少越好。

   人们总是根据一个人最优秀的方面来评价一个人,就比如马云不会因为长得矮而被人看不起。所以一个人想要成功,就最好要少做些事,但是要专注于把这些事做到完美。如果某些任务并没有给你带来什么价值,那就毫不犹豫地避开它们。

   尽管很多人认为他们已经很努力工作了,每天每年工作的时间越来越长,实则不然。全球范围内,人们花在工作上的平均时间在过去四十年中是保持稳定的,甚至是在减少的,这样看来,其实每个人都有很多闲暇时间。

   因为碎片化的繁杂琐碎的任务,把所有的时间都占用了,把生活的乐趣都榨干了,是否得不偿失呢?所以,少做点事,也一定要在做的事情上做的最好。

   你的计划本就是有序的,而去掉的事让任务和时间能完全结合起来,完美的时间计划表即将成型,就剩一个问题了:更具体一点,我该在我的时间里做些什么呢?

        5. 少做浅工作,专注于更深的东西

   工作和工作之间是不一样的,知识工作者只处理两种不同的工作,浅工作和深工作。

   浅显的工作,例如邮件和会议,仅仅只是不断地传递信息的过程。这些东西不需要你的天赋和智力。而深层的工作则会不断地推着你,激发你的能力直到达到极限。这些就是产生高价值回报而可以自我提升的工作。

   大部分人“被淹没在浅水中”是现在职场中普遍存在的问题,那些最忙的人常常并没有那些每天五点就回家的人完成的事多,这是因为要工作到深夜或周末的唯一原因就是他们的工作充满了浅层的事。他们早出晚归,忙碌于回复邮件,传递信息,像一个人工路由器。这些浅工作非常耗时间,而回报却少的可怜。

   做浅工作能让你不被炒鱿鱼,而做深工作则能让你不断升职。

   把所有东西都计划好,一个个计划表、日程表尽管看似冷静无趣,但是到最后的结果将远不止于此。最后,愿世界各地的办公室里都少一点靠他人辛勤工作养活自己的懒人,多一点加工知识,不断提高自己的工匠。

 
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